Директоры и секретари компании |
|||||||||||||||
Настоящая заметка содержит общие рекомендации и должна рассматриваться в сочетании с соответствующими документами или консультациями специалиста.
Компании с ограниченной ответственностьюКомпания с ограниченной ответственностью по закону является самостоятельной единицей, которая рассматривается как самостоятельное юридическое лицо. Компания может заключать контракты, приобретать собственность, и по закону отделена от лиц, которые ею руководят. Директор компании
Директор компании лично отвечает за то, чтобы определенные уставные документы были отправлены в Регистрационную палату в должное время. Для этого существуют следующие первоочередные требования:
Если финансовые отчеты или ежегодные декларации не предоставляются, это рассматривается как уголовно наказуемое действие. Любой ответственный директор компании может быть подвергнут штрафу в размере £5000 за каждое действие такого рода и поставлен на криминальный учет. Поздняя подача декларацийОбычно в распоряжении директора частной компании с ограниченной ответственностью есть максимум 9 месяцев от исходной даты составления отчетности до подачи декларации регистратору. Исходная дата составления отчетности – это дата, на которую составляется декларация. Штрафы за несвоевременную сдачу отчета рассчитываются следующим образом:
Если финансовые отчеты представлены с опозданием, то на компанию автоматически налагается штраф со стороны налогового органа за просрочку. Сумма штрафа зависит от срока задержки и достигает до 700 фунтов. Задержка подачи финансовых отчетов также считается уголовно наказуемым действием, за которое директор компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Если компания сдаст отчеты с опозданием два года в подряд, то сумма штрафа удваивается. ВНИМАНИЕ: Если крайний срок подачи отчетности выпадает на воскресенье или выходной день, по закону отчет все равно должен быть подан к этой дате, поэтому в этом случае целесообразно отправлять отчеты так, чтобы они были доставлены до крайнего срока Секретарь компанииС 6 апреля 2008 года, частные компании с ограниченной ответственностью имеют право не назначать секретаря компании, если это не требуется по уставу, право выбора назначать секретаря или сохранять для уже существующей компании остается за самой компанией. Секретарь частной компании с ограниченной ответственностью не обязательно должен иметь соответствующую квалификацию. Но секретарь PLC обязательно должен быть квалифицированным или иметь соответствующие знания и опыт, чтобы выполнять свои функции. Секретарь должен:
или
Специальные обязанностиСекретарь является служащим компании и несет уголовную ответственность за невыполнение обязательств перед компанией, например, если в условленный срок не предоставлены сведения о каких-либо изменениях в данных о директорах и секретаре компании, а также ежегодная декларация. Права и полномочия секретаря компанииСекретарь имеет право подписывать большинство форм, предписанных Законом о компаниях.
Формы, требуемые в процессе работы компанииСуществует множество форм, которые может потребовать Регистрационная палата, но основными являются следующие:
Все компании с ограниченной ответственность, независимо от того, коммерческие они или нет, должны вести бухгалтерские документы и подавать их каждый отчетный период в регистрационный орган. Существуют различные исключения, которые можно привести, но в основном бухгалтерская отчетность должна включать следующие документы:
Директоры несут персональную ответственность за подготовку бухгалтерских документов и их доставку в Регистрационную палату. Невыполнение этого может привести к осуждению в уголовном порядке.
Ежегодная декларация содержит сведения (на дату ее составления) о директорах, секретарях компании, адрес ее зарегистрированного офиса, список акционеров и общий объем акционерного капитала. Ежегодная декларация заполняется по специальной форме, которую после заполнения следует тщательно проверить перед отправкой.
У каждой компании должен быть зарегистрированный адрес офиса. Это юридическое местонахождение компании, куда будут адресоваться все официальные уведомления, судебные и другие документы. Этот адрес должен быть доступен для личной доставки документов и проверки учетных документов компании. Изменение исходной даты составления отчетности – Форма AA01У каждой компании есть базисная (исходная) дата составления отчетности, на которую составляется ежегодные отчеты компании. Эту дату можно изменить, используя форму AA01. Смена директоров, секретарей и сведений о них
Все сведения об изменении данных о директорах и секретарях компании должны быть направлены в регистрационный орган в течение 14 дней после изменений Распределение акций – Форма SH01Эта форма должна быть направлена в Регистрационную палату в течение 28 дней после распределения акций. РезолюцииКопии любых решений общего собрания акционерного общества или обычных решений (принятых простым большинством голосов) должны направляться в регистрационную палату в течение 15 дней после их принятия. Если резолюция вносит изменения в устав или учредительные документы компании, то копии этих измененных документов должны отсылаться в регистрационную палату вместе с резолюцией. Специальных форм для заполнения не существует, но документ должен быть представлен в стандартном виде, пригодном для сканирования и дальнейшего воспроизведения в электронном виде. Закладные и платежиПодробные сведения по всем закладным и платежам компании должны направляться в Регистрационную палату в течение 21 дня. Качество документовЧто происходит с документами после их передачи в Регистрационную палату?Все документы и формы, доставляемые в Регистрационную палату, сканируются, и создаются их электронные копии. Оригиналы документов затем передаются в архив для хранения, а их электронные копии используются в качестве рабочих документов. Требования к внешнему виду, содержанию и подлинности документов (The form, authentication and manner of delivery of information)Часть 35 Закона о компаниях 2006 года предоставляет регистратору гораздо больше полномочий по принятию решения о том, в какой форме должны быть доставлены документы, что необходимо изменить, чтобы документ соответствовал установленным требованиям и нормам, исправления в реестре и многое другое. Это будет относиться к форме доставки документа, а именно: каким образом предоставлена информация, удостоверение подписи, сумма к оплате и т.д. Как правило, документ не будет принят, если не выполнены все необходимые условия. По предыдущим правилам, если документ не соответствовал одному из требований, он отправлялся обратно для исправлений. Исходя из новых положений Закона о компаниях 2006 года, регистратор по своему усмотрению может либо вернуть документ, либо принять и сделать пометку о том, что документ является неполным (‘’incomplete’’). Если поступят жалобы от третьих лиц, регистратор может принять дальнейшие меры и направить письменный запрос, призывая компанию исправить документ, чтобы он полностью соответствовал требованиям. Если ответа от компании не последует, регистратор отправит очередное напоминание, предоставляющее последующие 14 дней на исправление документа. В течение этого срока компания обязана представить необходимый документ, в противном случае это будет считаться нарушением, и на компанию, а также ее участников может быть наложен штраф. Впрочем, данное решение всегда остается на усмотрение регистратора. Составление примечаний к реестру (Annotation of the register)Зачастую компании представляют регистратору больше документации, чем требуется, например, внутренние бухгалтерские подсчеты, которые не являются неотъемлемой частью финансового отчета. Если регистратор посчитает, что дополнительная информация может быть легко отделена от основного документа, то эта информация не будет помещена для просмотра, при этом регистратор обязан в письменном виде уведомить компанию о данном факте. Если нет – то регистратор не примет документ в таком виде и отправит обратно с просьбой внести исправления. Если же по какой-то из причин документы уже отсканированы и размещены на веб-сайте регистрационной палаты, то с помощью определенной процедуры можно добиться, чтобы документ был удален. При этом по новым правилам, регистратор должен будет поместить примечание к реестру с указанием первоначальной даты доставки документа, содержания информации, даты и причины удаления из реестра, ссылки на новый документ. Такие документы, как уставные документы компании, сертификат о смене имени, документ о перерегистрации компании, намерение принять либо отменить статус компании, действующей в интересах местного сообщества, снижение уставного капитала, смена регистрационного адреса, реестр долговых обязательств, ликвидация компании – не могут быть удалены из реестра. Каждый случай будет рассматриваться регистратором исходя из конкретных обстоятельств отдельного дела. Вышеперечисленный процесс называется составлением примечаний к реестру (annotation of the register). Корректирование реестра (Rectification of the register)Это новый процесс, который наделяет регистратора полномочиями удалять из реестра определенные материалы, если документация считается не имеющей законной силы, либо недействительной, либо документ был составлен без ведома компании, а также, если информация является результатом фактически ложных сведений. Этот процесс включает с себя проведение таких изменений как назначение директора, удаление сведений о директорах, а также их изменений, назначение и отмена компании-секретаря, а также смена регистрационного адреса. Закон о компаниях 1985 года позволял проводить подобную процедуру только по решению суда. Регистратор обязан хранить документы по компании в течение 3-х лет, если они были поданы в бумажном варианте; ранее этот срок составлял 10 лет. После истечения данного срока, регистратор может уничтожить документы, если в системе имеется сканированная копия. Для уже закрытых компаний после 2-х лет с момента закрытия компании, регистратор может направить всю информацию о компании в Общественный Государственный Архив Великобритании, который в свою очередь будет ответственным органом за хранение данных согласно предписанных этому учреждению правилам. В каком виде следует представлять документы?В каждом документе, подаваемом в Регистрационную палату, должен быть указан регистрационный номер компании в специально отведенной для этого позиции, а весь документ должен соответствовать всем требования регистратора в отношении его удобочитаемости. При заполнении формы:
При подаче других документов следует:
Внимание: текст любого цвета, кроме черного, может быть не виден на электронной копии после сканирования документа, поэтому при заполнении и подписании любых документов используйте только черные чернила.
|