Що роботодавцям потрібно знати до жовтня 2026 року

Відбулися суттєві зміни у процедурах перевірки права на роботу для всіх підприємств, які набудуть чинності з 1 жовтня 2026 року. Це може суттєво змінити процеси та політику, які роботодавцям і спонсорам необхідно буде впровадити для забезпечення відповідності вимогам.

Проєкт кодексу правил був опублікований 1 липня 2026 року. Новий кодекс правил містить багато незначних, але детальних змін.

Розширення сфери застосування на форми працевлаштування, які не пов’язані з трудовими відносинами.

Сфера застосування перевірок роботодавцями права на працю буде розширена та включатиме такі види трудової діяльності, визначені новим розділом 14A, який буде доданий до Закону 2006 року. Ці види діяльності розглядаються як трудові відносини під час визначення того, чи був працівник прийнятий на роботу без необхідного права на працю. Слід зазначити, що визначення, наведені в розділі посилань проєкту кодексу, дійсно є дуже важливими для розуміння цієї нової схеми права на працю, включаючи визначення «особи», які в широкому розумінні можуть означати підприємство, а не окрему особу, якщо не зазначено інше. Читачам слід уважно ознайомитися з цими визначеннями під час тлумачення проєкту кодексу.

-          Трудовий договір, який уже застосовується до роботодавців відповідно до чинних правил.

-          Договір на виконання роботи або надання послуг між фізичними особами, за винятком клієнтів і замовників професії або бізнесу цієї фізичної особи.

-          Індивідуальний субпідрядник — виконання робіт або надання послуг між фізичною особою та іншою особою, у межах якого ця особа уклала договір із третьою стороною на виконання тих самих робіт або надання тих самих послуг.

-          Онлайн-сервіси підбору персоналу — компанія, яка працює як онлайн-сервіс підбору персоналу та надає потенційним клієнтам або замовникам інформацію про окремого постачальника послуг. Простого надання цієї інформації (у межах більш детального визначення онлайн-сервісу підбору персоналу, наведеного в проєкті кодексу) достатньо для визнання працевлаштування.

У випадках, коли підприємство незаконно наймає працівника за однією з таких схем, йому може загрожувати цивільний штраф у розмірі до 60 000 фунтів стерлінгів за кожного працівника, окрім різних інших санкцій, таких як кримінальне засудження, закриття підприємства та відкликання ліцензії спонсора.

Роботодавці можуть обґрунтувати законне звільнення від цивільного штрафу, провівши відповідну перевірку права на працю, а детальна інформація щодо того, як це зробити, міститься в проєкті кодексу практики для роботодавців.

Розширення відповідальності за цивільні штрафи

Новий розділ 15A, внесений до Закону 2006 року, розширює відповідальність за цивільні штрафи в межах певних договірних угод. У проєкті кодексу практики пояснюється, що роботодавці можуть отримати цивільний штраф у розмірі до 60 000 фунтів стерлінгів, навіть якщо вони не є прямими роботодавцями, за таких обставин:

 - Субпідряд. Наприклад, компанія А укладає договір на виконання робіт або надання послуг із третьою стороною та передає частину робіт субпідряднику — компанії В, яка наймає працівників для виконання цих робіт. Як компанія А, так і компанія В можуть нести відповідальність за цивільний штраф, якщо працівники компанії В не мають права на роботу. Те саме стосується працівників компаній С, D та E у випадку подальшого субпідряду.

- Онлайн-сервіс підбору персоналу. Наприклад, компанія А — це онлайн-сервіс, який підбирає постачальника послуг, компанію Б, для виконання роботи або надання послуг клієнту чи замовнику, після чого компанія Б укладає договір із клієнтом або замовником. Як компанія А, так і компанія Б можуть бути притягнуті до цивільної відповідальності у випадку, якщо працівники компанії Б не мають права на роботу.

 - Заміна. Наприклад, якщо компанія А наймає працівника А для виконання роботи або надання послуг за контрактом, який допускає заміну, і працівник Б виконує роботу замість нього. Компанія А може бути притягнута до цивільної відповідальності за несплату штрафу, якщо працівник Б не має права на роботу, навіть якщо між ними немає прямих трудових відносин.

У кожному випадку компанія-субпідрядник, онлайн-сервіс підбору персоналу або роботодавець працівника, який здійснює заміну, можуть розглядатися як роботодавці будь-якої особи, яка особисто виконує роботу або надає послуги. Фактично, підприємство може нести відповідальність за рішення осіб, яким воно передає роботу на субпідряд, або працівників, яких воно наймає. Кодекс передбачає, що це може відбутися лише у випадку, якщо Міністерство внутрішніх справ не може ідентифікувати особу, яка має прямі договірні відносини з відповідним працівником, однак будь-яка компанія в ланцюжку все одно буде піддаватися ризику цивільного штрафу, якщо цю особу неможливо ідентифікувати.

Законні підстави для звільнення від розширеної відповідальності

Тепер існує нова концепція та два різні види законних підстав для звільнення від відповідальності! Підприємства можуть обґрунтувати законне звільнення від розширеної відповідальності, повністю виконавши такі встановлені вимоги:

Договірні умови

Роботодавець або онлайн-сервіс з підбору персоналу повинні мати письмову угоду до початку роботи або надання послуги. Необхідно включити п’ять обов’язкових пунктів, і багато комерційних контрактів, імовірно, міститимуть аналогічні положення, засновані на пропозиціях, що містяться в чинному кодексі практики. Це включає, наприклад, вимогу до іншої сторони проводити перевірку права на працю та не передавати роботу субпідрядникам без попередньої письмової згоди, при цьому аналогічні зобов’язання щодо перевірки права на працю повинні бути відтворені в будь-яких дозволених угодах про субпідряд. Застосування цих положень не обмежується одним рівнем контрактів (наприклад, лише першим контрактом у ланцюжку).

Контроль за заміною

Перед тим як приступити до роботи або надання послуги, підприємства повинні впровадити та підтримувати різні процеси в розумній і пропорційній мірі. Ще раз підкреслимо, що існує п’ять обов’язкових пунктів, які включають забезпечення перевірки права на роботу будь-якого працівника, який здійснює заміну, недопущення делегування відповідальності за такі перевірки самим працівникам і заборону на виконання роботи або надання послуг працівником, який здійснює заміну, до підтвердження його права на роботу.

Системи та процеси перевірки особи

Роботодавець зобов’язаний підтримувати пропорційні системи та процеси, які забезпечують, щоб особа, яка виконує роботу або надає послуги, була тією самою особою, чиє право на працю було перевірено. Проєкт кодексу пропонує п’ять процесів, включаючи посвідчення особи або пропуски на робоче місце, технологію розпізнавання обличчя (включаючи використання зареєстрованих постачальників послуг цифрової перевірки права на працю — вони проникають всюди) та повторну перевірку особи через встановлені проміжки часу.

Постачальники послуг цифрової перевірки особи

З 1 жовтня 2026 року, якщо роботодавець використовує послуги постачальника послуг цифрової верифікації для підтвердження або підтримання законної підстави для звільнення, обов’язковим є використання послуг постачальника послуг цифрової верифікації права на працю, зареєстрованого в реєстрі Управління з атрибутів цифрової ідентифікації. Однієї реєстрації недостатньо — постачальник повинен бути спеціально уповноважений на перевірку права на працю, а не лише, наприклад, на перевірку особи.

Як позитивну зміну, дійсний британський або ірландський паспорт чи ірландська паспортна картка тепер вважатимуться дійсними протягом шести місяців після закінчення строку дії для цілей цифрової перевірки особи. Це дозволить більшій кількості британських або ірландських працівників покладатися на дистанційні перевірки перед прийняттям на роботу.

Інші цікаві зміни

Поняття «дні» отримало два визначення. У контексті системи цивільних штрафів воно означає календарні дні. У контексті Служби перевірки роботодавців воно стосується робочих днів. Частина визначення в проєкті кодексу якимось чином також передбачає, що Різдво або Страсна п’ятниця насправді не є банківськими святами.

До Списку А внесено незначні зміни. Раніше як підтвердження права на трудову діяльність до нього входили такі документи:

Паспорт (дійсний або прострочений), який підтверджує, що власник є громадянином Великої Британії або громадянином Сполученого Королівства та колоній, який має право на проживання у Сполученому Королівстві.

Тепер це виглядає так:

Паспорт (дійсний або прострочений), який      підтверджує, що власник є громадянином Великої Британії.

Громадяни Сполученого Королівства та колоній, які мають право на проживання, ймовірно, тепер можуть підтвердити постійне право на працю відповідно до наступного пункту Списку А:

Дійсний паспорт із відміткою, яка підтверджує звільнення власника від імміграційного контролю, право на безстрокове перебування у Великій Британії, право на проживання у Великій Британії або відсутність обмежень щодо строку перебування у Великій Британії.

Це, ймовірно, можна вітати, оскільки пояснення того, хто є громадянином Сполученого Королівства та колоній, іноді може бути досить складним.

Рекомендовані подальші кроки

Роботодавцям і спонсорам наполегливо рекомендується вжити таких заходів до 1 жовтня 2026 року.

1.      Класифікуйте способи взаємодії організації з працівниками, виходячи з типу трудових відносин та визначень, що містяться в кодексі практики. Потім визначте, які з них будуть підпадати під дію змін. Це узгоджується з оновленням політики та навчанням персоналу відділу кадрів, детально описаними нижче, оскільки роботодавці повинні вміти визначати, у яких випадках вони можуть нести відповідальність.

2.      Якщо наразі компанія використовує послуги постачальника послуг DVS для перевірки права на працю (у чинному законодавстві він називається IDSP), такий постачальник повинен бути зареєстрований і мати спеціальний дозвіл на проведення таких перевірок. В іншому випадку необхідно вжити заходів щодо зміни постачальника послуг. Багато організацій, які займаються перевіркою біографічних даних, передають цю функцію на субпідряд зареєстрованим постачальникам, тому, якщо це не є одразу очевидним, слід звернутися за роз’ясненнями до наявних постачальників.

3.      Оновіть політику та практику забезпечення права на працю завчасно до 1 жовтня 2026 року. До цього часу існуючі політики застаріють, і покладатися на них буде ризиковано для організації у зв’язку з можливим накладенням цивільного штрафу.

4.      Навчіть персонал, відповідальний за проведення перевірок у межах нової програми надання права на працю.

5.      Проаналізуйте типові договори, щоб врахувати встановлені вимоги, необхідні для захисту бізнесу від розширеної відповідальності, а також проаналізуйте існуючі договори для управління будь-якою відповідальністю, що виникає після 1 жовтня 2026 року.

6.      Взаємодійте з Міністерством внутрішніх справ. Наскільки відомо, ключові співробітники системи спонсорства запрошуються Міністерством внутрішніх справ на онлайн-захід для ознайомлення з цими змінами, який відбудеться у липні, серпні та вересні. Участь у цих заходах може бути дуже корисною, якщо ви маєте до них доступ