Проверки по легальности работы должны адаптироваться к новому этапу работы из дома

Совет правительства что нужно работать из дома, скорее всего, будет отменен с 21 июня 2021 года.

С заполнением офисов и оживлением городских улиц нормальная рабочая жизнь начинает возобновляться. Но формы удаленной работы явно популярны среди работников и работодателей и, вероятно, будут существовать в течение некоторого времени.

Рост удаленной работы имеет последствия для обязательств работодателей по иммиграционному законодательству, особенно в отношении проверки права своих работников на работу в Великобритании.

Эта система традиционно требовала физического присутствия сотрудника или его иммиграционных документов на месте работы для того, чтобы проверка была проведена на законных основаниях.

Несмотря на некоторые недавние события, система предотвращения незаконной работы остается несовершенной и нуждается в адаптации, если удаленная работа и цифровой иммиграционный статус станут нормой.

Что такое профилактика от системы незаконной работы?

Система предотвращения незаконного труда стимулирует работодателей обеспечивать, чтобы их сотрудники имели разрешение на работу в Великобритании. Невыполнение этого требования может привести к санкциям, начиная от штрафов и заканчивая закрытием помещений и даже уголовным преследованием.

Поскольку раздел 15 Закона об иммиграции, убежище и гражданстве 2006 года вступил в силу в феврале 2008 года, работодатели могут избежать неблагоприятных последствий, проведя "проверку права на работу" до того, как работник приступит к работе.

Это важно по двум причинам. Во-первых, и это наиболее очевидно, это дает работодателю уверенность в том, что человек может легально работать в Великобритании. Во — вторых, это также дает работодателю форму правовой защиты — своего рода карточку чтобы “выйти из тюрьмы бесплатно”, - если выяснится, что они невольно наняли кого-то, кто не имеет права работать в Великобритании.

Правильно проведенная проверка права на работу предоставляет работодателю “законное оправдание” против гражданского наказания (т. е. штрафа в размере до 20 000 фунтов стерлингов на одного работника), которое в противном случае может быть наложено, если они непреднамеренно нанимают нелегального работника.

Поэтому для работодателя жизненно важно, чтобы он правильно осуществлял проверку права на работу. Помимо денег, компании рискуют нанести репутационный ущерб, будучи названными и опозоренными, если они получат финансовый штраф.

В настоящее время существует два возможных способа проведения проверки, которые несут с собой защиту важнейшего законодательного оправдания.

Проверки права на работу в ручном формате

Если мы проигнорируем его неуклюжее название, “ручную” проверку права на работу лучше всего рассматривать как стандартную проверку права на работу.

Этот процесс включает в себя проверку работодателем физических документов работника, чтобы выяснить, имеют ли они право работать в Великобритании.

Первый шаг — определить, приемлемы ли документы, которые представляет работник, будь то паспорт или другая форма удостоверения личности. В этом отношении чрезвычайно полезен контрольный список права на работу Министерства Внутренних дел.

Затем работодатель должен попытаться убедиться, что документ принадлежит лицу, о котором идет речь, — соответствует ли фотография лицу, стоящему перед вами, похоже ли это на очевидную подделку? — и храните копию в файле.

Хорошей новостью для удаленных работников является то, что проверка может проводиться либо при физическом присутствии работника с лицом, проводящим проверку, либо в прямом эфире по видеосвязи. Плохая новость заключается в том, что работодатель должен иметь физические документы, даже если работник появляется на Zoom.

Для тех, кто работает на дому, это означает, что вам придется отправить свои документы своему работодателю, что не очень понравится ни работнику, ни специалисту по персоналу.

Итак, какие еще есть варианты?

Онлайн-проверка права на работу

К счастью, теперь работодатели могут проверить иммиграционный статус некоторых своих работников в цифровом виде.

Запущенная в начале 2019 года «Система онлайн-права на работу» Министерства внутренних дел предназначена для предоставления работодателям “актуальной информации в режиме реального времени о праве мигрантов на трудоустройство".

Система требует, чтобы работник предоставил работодателю “общий код”, который работодатель может использовать для доступа к порталу на веб-сайте правительства. Это позволяет им просматривать иммиграционную запись лица, хранящуюся в Министерстве внутренних дел, которая, как мы надеемся, должна четко указывать, имеет ли это лицо право работать в Великобритании.

Отличная предпосылка в теории: это позволяет работодателю не определять чей-либо иммиграционный статус по нескольким беглым словам на виньетке или биометрическом виде на жительство.

На самом деле, однако, система терпит неудачу. Основная проблема заключается в том, что онлайн-система права на работу в настоящее время доступна только тем работникам, которые либо имеют биометрический вид на жительство/карту, либо имеют какую-либо форму “цифрового” иммиграционного статуса, например, в рамках схемы EU Settlement Scheme.

Работодатели в настоящее время не могут проверить британского работника с помощью этой системы, что означает, что в настоящее время она бесполезна для подавляющего большинства удаленных работников в Великобритании.

Также растут опасения, что данные, хранящиеся в системе, могут быть неточными или не отражать истинную способность человека работать в Великобритании.

Мы уже слышим сообщения от работодателей о неправильной информации, предоставляемой при использовании системы. Это сопряжено с реальным риском того, что иностранные работники не смогут приступить к работе или будут несправедливо уволены.

Поскольку онлайн система является основным способом для работодателей проверить статус граждан ЕС/Швейцарии в рамках схемы EU Settlement Scheme, что они должны будут сделать с 1 июля 2021 года, эти недостатки необходимо устранить и быстро.

Виртуальные проверки во время пандемии

Ограничения нынешней системы предотвращения нелегальной работы для удаленных работников оказались в центре внимания в связи со вспышкой пандемии COVID-19 в марте 2020 года.

К его чести, Министерство Внутренних дел быстро объявило о прагматичном решении, как только офисы начали закрываться; оно позволяет работодателям проводить “скорректированную проверку права на работу”, если они не могут использовать онлайн-или ручные процедуры.

Скорректированный процесс позволяет работодателю проводить чисто виртуальную проверку права на работу. Работодатель может проверить документы с работником по видеосвязи, показывая их документы перед видео-камерой.

Он оказался очень популярным среди работодателей, обеспечивая им безопасность для работников удаленно, без необходимости приходить в офис или отправлять важные документы по почте.

Эти удаленные проверки не имеют юридической основы, поэтому не дают законного оправдания против возможного гражданского наказания; Министерство внутренних дел просто обещает, что “не будет предпринимать никаких принудительных действий против вас, если вы провели скорректированную проверку”. Поэтому скорректированный процесс должен был в какой-то момент завершиться, но была надежда, что это будет управляться таким образом, чтобы вызвать минимальное воздействие для работодателей.

Но из-за опасений, что скорректированный процесс может увеличить риск мошенничества, у Министерства внутренних дел появились зудящие пальцы на спусковом крючке. Хоум Офис решил прекратить этот процесс, сначала объявив, что он закончится 17 мая, но затем отложив его до 20 июня после протестов со стороны бизнеса.

Одним из положительных моментов является то, что работодателям не нужно будет проводить ретроспективные проверки работников, которые начали работать в течение последнего года в рамках системы удаленной проверки.

Тем не менее, многие компании беспокоятся о том, как они будут работать, когда процесс корректировки закончится. В связи с тем, что работники с трудом возвращаются в офис, а другие используют полностью удаленную практику работы, стандартные процедуры проверки права на работу просто неосуществимы.

Переход к цифровому иммиграционному статусу

Возможно, нам не придется долго ждать решения. Неумолимое направление движения в Министерстве Внутренних дел -к цифровому иммиграционному статусу, что означает, что через несколько лет виньетки в паспортах и биометрических видах на жительство устареют.

Необходимо будет внедрить технологию, позволяющую работодателям проводить все проверки на право работы в режиме онлайн, поэтому новость о том, что Министерство внутренних дел рассматривает возможность введения онлайн — опции для тех британских и ирландских граждан, которые не могут использовать нынешнюю систему, давно назрела.

При наличии правильного технического решения работодатели смогут обеспечить удаленную работу и по-прежнему выполнять свои обязательства по предотвращению незаконной работы.

Какое бы решение ни было найдено, оно должно быть работоспособным и, самое главное, точным.

Основанный на многочисленных данных подход к проверке права на работу, безусловно, принесет пользу дистанционным работникам, но если в этой системе есть ошибки, рабочие места могут быть без необходимости потеряны.